Oficina mecânica: como escolher um bom sistema para otimizar a gestão?

Gerir uma oficina mecânica não é tarefa fácil, especialmente se o foco é na manutenção de veículos a diesel. Além da complexidade técnica dessa prestação de serviço, é preciso investir tempo e atenção redobrados para controlar caixa, pessoal, estoque e tantos outros detalhes para atender com excelência às demandas de clientes de grande porte, como frotas e transportadoras. Porque qualquer falha no processo pode custar um cliente importante.

Ainda bem que o mercado já dispõe de diversos sistemas e programas específicos para otimizar o trabalho de gestão de uma oficina. Apesar que vemos muitos gestores por aí que preferem controlar o processo na unha, por categorizarem o gasto com automatização como uma despesa a mais, não como um investimento.

Mas acredite: um programa de gestão influencia diretamente na rentabilidade, pois facilita a tomada de decisões a partir de dados reais sobre cada processo do negócio, do estoque ao relacionamento com o cliente. E daí fica muito mais fácil encontrar falhas e tomar decisões eficientes para aumentar os ganhos. 

A tecnologia está aí para ajudar, porém, diante da variedade de opções que estão disponíveis para otimizar a gestão da oficina mecânica, o que levar em consideração na hora de contratar esse serviço? Como escolher um sistema ou software que integre as principais necessidades do gestor ou dono? São perguntas que queremos responder neste conteúdo. 

Para ajudá-lo na hora de escolher, listamos as principais demandas que um bom sistema deve agilizar no processo de gestão. Pode ser que nem todas elas sejam resolvidas por uma única ferramenta e, por isso, você deve prezar por aquelas que ofereçam melhor custo-benefício. Vamos lá? 

Dê preferências a sistemas híbridos

Os sistemas ou softwares são programas para serem instalados nos computadores da oficina, o que requer máquinas com espaço na memória e agilidade na leitura de dados, para não travar o serviço - principalmente na hora de atender o cliente. Grande parte dos programas também tem versões on-line, ou seja, podem ser acessados por meio de um site ou plataforma da internet. 

Nossa recomendação é que você escolha um sistema que ofereça as duas possibilidades, especialmente para o dono conseguir controlar a gestão de qualquer lugar, via internet, otimizando a tomada de decisões quando está fora da oficina. 

Agora, para manter o dia a dia da oficina funcionando e não ter que contar sempre com a sorte de um bom sinal de internet, é importante ter o programa instalado nos computadores da oficina. Vale destacar que algumas soluções também oferecem aplicativos mobile, o que também pode ser uma mão na roda para o gestor. 

Processos que o sistema de gestão deve otimizar:

• Controle financeiro: opte por um programa que organize as contas a pagar e a receber de forma prática, com a possibilidade também de acompanhar as movimentações da oficina em tempo real. Com todos os dados centralizados em um só lugar, fica mais fácil entender todas as despesas e receitas, além das áreas que precisam de investimento.

Veja mais: Melhores práticas de gestão financeira para oficinas mecânicas

• Controle de estoque: por ser um dos maiores gastos da oficina, é importante ficar de olho no estoque para não fazer compras desnecessárias ou mesmo não cumprir um prazo estabelecido por falta de peça. Ter todas as peças catalogadas no sistema de gestão, com a possibilidade de dar baixa num item que for retirado, é crucial para agilizar o serviço do mecânico e a entrega do veículo ao cliente. 

Veja mais: Gestão de estoque de peças na sua oficina mecânica: como fazer?

• Histórico de veículos: programas de gestão com essa funcionalidade devem estar no topo da sua preferência, porque facilitam muito o trabalho dos mecânicos, que conseguem acessar de forma rápida o que já foi feito de manutenção num determinado caminhão e, com isso, ter uma noção melhor do que pode ser feito para otimizar o tempo de trabalho. 

• Orçamentos e ordens de serviço: bons sistemas de gestão também integram orçamentos e ordens de serviço à emissão de notas fiscais, para garantir um atendimento rápido e minimizar contradições junto ao contratante. Alguns sistemas são completos a ponto de complementar o trabalho do gestor com informações bem relevantes, como as descrições dos problemas encontrados, uma listagem com os trabalhos realizados e quais os profissionais responsáveis, a lista de produtos utilizados, os valores da mão de obra e das peças e o total do valor a ser pago pelo cliente. 

• Relacionamento com a clientela: softwares com funcionalidades que melhorem o relacionamento com o cliente também são importantes no trabalho de gestão da oficina. Alguns sistemas oferecem a possibilidade de envio de mensagens de SMS, e-mails ou Whatsapp para aprovação de orçamentos, avisos sobre o andamento do conserto e até um recadinho no dia do aniversário. Tudo isso agrega muito valor à oficina! 

• Relatórios: analise muito bem como o sistema vai gerar relatórios para cada uma das prioridades citadas acima, pois só a partir de dados muito bem detalhados e claros é que será possível tomar decisões realmente inteligentes para o presente e o futuro da oficina. 

• Assistência técnica: um fator que não pode passar despercebido é quanto à manutenção do sistema junto à empresa que o desenvolveu. Ter sempre um profissional à sua disposição para tirar dúvidas ou corrigir falhas do programa contratado com agilidade também deve ser considerado na hora de contratar ou trocar de ferramenta de gestão. 

Bom, agora é pesquisar. Nossa dica é que você faça uma busca aí na internet, procure por “sistema de gestão para oficinas” e entre no site das empresas e sistemas que aparecem nos principais resultados. Levando em consideração todos os pontos acima, peça orçamentos de cada uma deles e solicite um bate-papo com um representante para entender melhor como funciona cada opção. Só feche negócio depois de receber o máximo de retornos e informações, beleza? 

Gostou das dicas? Se tiver mais alguma sugestão é só colocar nos comentários. Lembrando que você pode renovar o estoque de peças genuínas da sua oficina de veículos a diesel aqui com a gente. Fale com a loja mais próxima de você e boas compras!

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